Kasy fiskalne stały się konieczności w ewidencjonowaniu obrotów coraz większych grup przedsiębiorców dokonujących sprzedaży towarów i usług. Tak wiec posiadanie kasy fiskalnej stało się nieodłącznym elementem działalności gospodarczej. Obowiązek wystawiania paragonu za sprzedasz towarów i usług, nawet tych drobnych, wiąże się z koniecznością biegłej obsługi kasy.
Jak zatem obsługiwać to urządzenie? Jakie podstawowe czynności są wykonywane na kasie fiskalnej? Odpowiedź na te pytania znajdują się poniżej. Obsługa kas fiskalnych wymaga wprawy i doświadczenia, poza odpowiedniego przeszkolenia liczy się praktyka i doświadczenie. Obsługa kasy fiskalnej jest elementarną umiejętnością w branży handlowo-usługowej, bowiem sama kasa jest podstawowym narzędziem pracy. Główne działania wykonywane na kasie fiskalnej to:
- ewidencjonowanie wpłat gotówkowych i płatności elektronicznych
- oznaczanie na paragonie formy płatności (gotówka lub karta kredytowa/ debetowa)
- skanowanie kodów kreskowych
- dokonywanie zwrotów, korekt i naliczanie rabatów
- rozliczanie utargu
Płynne wykonywanie tych operacji wpływa na jakość pracy i zadowolenie klientów. Obsługiwany nie powinien czekać na wydanie rachunku zbyt długo, choć wymiana rolki czy zawieszenie się urządzenia to chleb powszedni pracy na kasie. Poza standardowymi operacjami, pracownik musi wiedzieć jak wykonać na nieszablonowe operacje jak anulowanie paragonu lub pewnych pozycji, korekta źle naliczonego towaru lub usługi. Jeśli wiemy już jakie operacje wykonuje się na kasie fiskalnej, trzeba wiedzieć jak działa samo urządzenie. Podstawowa kwestia to przygotowanie jej do pracy, czyli uruchomienie i ustawienie w tryb sprzedaży. Po włączeniu kasy należy podać stan gotówki, jaki znajduje się w kasetce.
To absolutna podstawa! Gdy na ekranie pojawi się komunikat, że urządzenie jest w trybie sprzedaży, można dokonywać transakcji. Aby sprzedać towar należy za pomocą czytnika zeskanować kod produktu, a następnie podsumować wciskając klawisz „RAZEM”, wprowadzić sposób płatności (gotówka/ karta) i wcisnąć klawisz „ZATWIERDŹ”. Na zakończenie pracy należy wykonać raport i rozliczyć gotówkę z kasetki. Ostatnim krokiem jest wyłączenie urządzenie.
Praca z kasą fiskalną nie jest trudna, ale wymaga wyszkolenia w pierwszym okresie pracy. Z każdym kolejnym dniem wszystkie operacje, nawet raportowanie czy dokonywanie zwrotów stają się prostymi i naturalnymi zadaniami.